Ведение бухгалтерского учета. Подготовка и сдача отчетности. Финансовое, управленческое консультирование. Вы можете связаться с нами по телефону 44-26-92, 79021783165. Иркутск.

Агентство профессиональной информации "Вектор"

- это союз первоклассных специалистов в области финансов, бухгалтерского учета, экономики, налогообложения, филологии, коммерции и маркетинга.

Бухгалтерия на страже имущества (Журнал "Расчет" октябрь 2009)

Бич торговой фирмы - хищение активов. К сожалению, отражаются такие неправомерные мани­пуляции с имуществом не только на кармане владельца фирмы. Расхлебывать последствия все­возможных недостач и утрат приходится специалистам учета. Правильно выстроенный документо­оборот и регламентированные процедуры контроля позволяют свести проблемы к минимуму.

Возвращаем статус «всезнайки»

Труд бухгалтера всегда был ценен. Если вспомнить совет­скую эпоху, слово «бухгалтер» произносилось с почтени­ем, ведь эта должность влиятельная и ответственная. Бухгалтер был всегда в курсе всех дел предприятия. Сейчас же действительность претерпела некоторые изменения: ответственность за бухгалтером сохраняется, а вот его информированность о протекающих внутри предприятия процессах часто оставляет желать лучшего. На то есть масса объективных и субъективных причин: перегруженность бухгалтерии, обилие рутинной работы, несоблюдение планового распорядка работы сотрудни­ков, неблагоприятные условия труда, нехватка времени, отсутствие на предприятии внутренних инструкций и положений, регулирующих вопросы учета, и т. д. У бух­галтера часто нет ни времени, ни сил вникнуть в то, что происходит за пределами отдела. А вокруг могут быть скрытые хищения как в мелком, так и в крупном размере, причем часто они совершаются сотрудниками предприя­тия. Результатом таких деяний зачастую становятся серьезные проблемы в хозяйственной деятельности и в учете компании. А это, как известно, уже вотчина бухгал­терии, за которую специалисты учета несут ответствен­ность.
Попробуем разобраться, как работники бухгалтер­ских служб предприятий торговли могут выявить или предупредить хозяйственные и финансовые наруше­ния в работе некоторых подразделений фирмы.

Изобретения махинаторов

Замечено, что размер хищений зависит от масштаба деятельности предприятия и уровня контроля на нем, поэтому имеет смысл рассмотреть наиболее распростра­ненные виды хищения в зависимости от типа торговой организации. Выделим условно следующие группы:
- небольшие магазины и павильоны, которые есть на каждой улице, в каждом дворе;

- супер- и мегамаркеты;

- оптовые торговые предприятия. Для небольших магазинов и павильонов на практике характерны следующие виды хищений и нарушений:

1. возврат в оборот списанной продукции либо спи­сание одного и того же товара несколько раз. Яркий жизненный пример, когда из списанного лома печенья продавец собственноручно изготавливает пирожное «картошка» и продает его по сертификатам поставщи­ка кондитерских изделий, предусмотрительно заказав у него перед этим пару таких же пирожных. Размер нарушения в данном случае сложно спрогнозировать, так как он не всегда может быть равен сумме списанно­го печенья и других затраченных продуктов;
2. аферы со сроком хранения продуктов питания. На некоторых, с виду вполне пригодных к употреблению, но с истекшим сроком хранения продуктах (как то: пиво, соки, снеки и пр.) «перебивают» даты конечного срока реализации. Данное нарушение носит массовый характер и часто производится под прикрытием руко­водства магазина, а ведь реализация и нахождение в обороте товаров с истекшим сроком годности запре­щена. Данное нарушение может грозить штрафом, который варьируется от 4 тыс. рублей — для предпри­нимателя, и от 40 тыс. рублей — для юридических лиц; кроме того, возможно привлечение к уголовной ответ­ственности за реализацию продукции, небезопасной для жизни и здоровья человека;
3. скрытое производство. Соление свежемороженой сельди и приготовление кур гриль — это уже классика жанра. Руководству магазина выручка сдается за мину­сом производственного «приработка»;
4. продажа самостоятельно приобретенного по опто­вым ценам товара под видом товара магазина. В таком случае наблюдается снижение объемов выручки и товарооборота;
5. прямое воровство наличности из кассы. Хищение можно определить по результатам инвентаризации либо путем сопоставления отчетов по кассе за анало­гичные периоды деятельности предприятия;
6. манипуляции с контрольно-кассовыми чеками. Это целая группа ухищрений торгового персонала, которому доверено кассовое обслуживание. Смысл растраты может заключаться в уменьшении итоговой суммы по чеку, в выносе через кассу более дорогого товара и т. д.;
хищения товара персоналом под видом выноса мусора или возврата некачественной продукции поставщику и пр. В данном случае размер ущерба опре­деляется уже по результатам инвентаризации;
7. прочие виды хищений и нарушений.
Необходимо отметить, что о большей части приведен­ных нарушений руководство магазинов знает и при этом закрывает глаза на действия сотрудников, ведь прямой ущерб от первых трех видов хищений опреде­лить достаточно сложно, да и сумма будет небольшой. А вот конкретно 4 — 7 виды нарушений беспокоят ме­неджмент торговой компании гораздо больше, ведь суммы потерь могут быть немалыми, и зарплаты продав­ца (или другого материально ответственного лица) может не хватить для их покрытия.
Как бухгалтерии воспрепятствовать перечисленным нарушениям, а следовательно, минимизировать финан­совые риски предприятия? Ответ кроется в методоло­гии учета — разберемся, на какие нюансы бухгалтеру следует обратить внимание.

Регламентируем процесс ликвидации

Необходимо обеспечить утилизацию (использование товаров вторично после определенной переработки) испорченной продукции на договорных условиях, воз­можно, с поставщиком этого товара. В случае если ути­лизация невозможна в силу определенных обстоя­тельств, испорченный товар нужно уничтожить (ст. 3 Закона от 2 января 2000 г. № 29-ФЗ «О качестве и безо­пасности пищевых продуктов») и списать. Причем лик­видируется некачественная продукция в присутствии специально созданной комиссии с составлением акта на списание. Продукция должна быть уничтожена, а не просто выброшена в ближайший мусорный контейнер. Порядок списания испорченных товаров должен быть прописан в учетной политике предприятия, а правила их уничтожения — во внутренних положениях или стандартах предприятия, касающихся учета мате­риально-производственных запасов.
Формализуем «маршрут» продукции
Учет движения товаров целесообразно вести не только в суммовом выражении, но и с детализацией по наиме­нованиям товара. Это хлопотно, но при наличии долж­ной технической поддержки позволяет свести на нет скрытое производство и продажу самостоятельно при­обретенного товара. Ведь бухгалтер, отвечающий за движение товарно-материальных ценностей, сможет увидеть поступление и расходование, а также докумен­тальный остаток конкретного товара, и сверить его фактическое наличие при инвентаризации. При посту­плении товаров в магазин информация об их наимено­вании, количестве, цене приобретения и других свой­ствах заносится в базу данных при помощи сканирую­щего устройства. При реализации сведения о товаре тоже считываются, в результате чего на контрольно-кассовом чеке пробиваются наименование, количе­ство, цена и стоимость проданного по розничным ценам товара. Метод учета товаров должен быть отра­жен в учетной политике предприятия.
Организуем кассовую оборону
Для снижения вероятности хищения денежных средств из кассы под различными предлогами подавляющее число магазинов прибегают к назначению скидки за расчеты по кредитным карточкам, а не наличными денежными средствами. Кроме того, действенным бывает способ «неожиданной» инкассации денежных средств из операционной кассы магазина (осуществля­ют сотрудники бухгалтерской службы), когда торговый персонал точно не знает графика инкассации.
Супермаркетам и мегамаркетам данные проблемы очень близки. Основная часть хищений ввиду хорошей технической оснащенности крупных магазинов приходит­ся на манипуляции с контрольно-кассовыми чеками и хищения при перемещении товара на территории мага­зина и складских площадей. К сожалению, действия персо­нала с чеками практически невозможно отследить силами бухгалтерской службы; в данном случае должны прини­маться организационные меры, например такие как:
— проведение контрольных закупок и возвратов;

			ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ ПРИ ВОЗВРАТЕ ТОВАРА - Покупатель, желающий вернуть или обменять некачественную продук­цию, должен позвонить поставщику в лице бухгалтера, отвечающего за движение товарно-материальных ценностей, и переслать посредством факсимильной или электронной связи перечень и количество товаров к возврату. - Бухгалтер оформляет доверенность с правом получения товара от покупа­теля на торгового представителя или перевозчика с указанием перечня това­ров и их количества сроком на три дня. - Торговый представитель или перевозчик получает продукцию от покупате­ля и привозит (сдает) на склад поставщика с приложением корешка получен­ной доверенности. - По истечении трех дней, при отсутствии документов со склада, подтверж­дающих факт прихода возвращенного товара, бухгалтер должен проконтро­лировать, состоялся ли факт возврата товара путем переговоров с кладов­щиками, торговым представителем и покупателем. В случае если торговый представитель или перевозчик не отчитался по доверенности и срок ее дей­ствия истек, выдавать новую доверенность этому лицу запрещается. Данный пример инструкции является очень укрупненным, ведь каждое пред­приятие должно самостоятельно разрабатывать внутренние положения и инструкции исходя из специфики и масштабов своей деятельности. Но наличие внутренних распорядительных документов крайне необходимо, так как позволяет упорядочить бизнес-процессы предприятия и повысить уро­вень оперативного контроля, осуществляемого бухгалтерией.

 

— повышение технической оснащенности кассовой зоны;
— наложение запрета на ввод вручную каких-либо параметров товара при реализации;
— и другие.
Приведенные способы борьбы за сохранность денеж­ных средств относятся не к методологии ведения бухгал­терского учета, а к «тактике выживания», но на работе бухгалтерии они отразятся.

«Проколы» в оптовых цепочках

Приведем основные варианты хищений, характерные для предприятий оптовой торговли, реализующих товары через торговых представителей или агентов:

— манипуляции с возвратом некачественного товара. Хищение выражается в том, что покупатель передает неликвидную продукцию непосредственно либо торгово­му агенту, либо перевозчику с целью возврата или обмена, которая на склад поставщика фактически не поступает. Бухгалтерия же, в конечном счете, все равно будет вынуж­дена оформить возврат товара от покупателя, так как тот, в свою очередь, может предъявить накладную на возврат с подписями агента или перевозчика. Последние же могут оказаться уже уволенными или «дело о возврате» запута­ется в бесконечном документообороте предприятия. Также возможен вариант неоднократного списания воз­вращенного некачественного товара;

— хищение денежных средств при инкассировании выручки от покупателя. С этим нарушением сталкивалось едва ли не каждое предприятие, реализующее продукцию через торговых представителей. Смысл хищения заключа­ется в том, что агент, получив наличными оплату за продук­цию от покупателя, не довозит ее до поставщика, объясняя ситуацию банальным отсутствием денег у покупателя. Известны случаи, когда размер совокупного хищения выручки одним торговым представителем с нескольких покупателей составлял 280 тыс. рублей и более;

— манипуляции со скидками. На практике оптовые торговые предприятия часто объявляют распродажи, сезонные скидки или скидки за объем. Под этой эгидой торговый представитель может оформить у поставщи­ка документы на определенный объем товара на под­ставного покупателя и, сфальсифицировав документы, развезти полученную продукцию по уже более завы­шенным ценам покупателям. В кармане торгового представителя остается «приработок», а ожидаемого от снижения цен увеличения объема продаж у постав­щика не происходит;
— «подчистки» актов сверки перед увольнением торго­вого представителя. Эти действия выражаются не в виде буквального исправления документов, а в виде приведе­ния фактических расчетов к тем, какие выдал бухгалтер в акте сверки. К сожалению, как показывает практика, бухгалтерия часто ввиду определенных причин ошибается и разносит, например, выручку не на того покупателя. Тогда на определенную отчетную дату в акте сверки по данному контрагенту возникает сумма, меньшая, чем он фактически должен. Вот эту-то сумму торговый предста­витель и может положить себе в карман при увольнении. Конечно, обман рано или поздно будет выявлен, но сотруд­ник уже будет уволен.
Заключение договора поставки торговым представи­телем с подставным лицом. Как правило, такой тип хище­ния характерен для предприятий со слабой системой вну­тренней безопасности. Смысл нарушения заключается в том, что данному подставному покупателю отвозится крупная партия товара, и поставщик впоследствии может забыть как о товаре, так и о торговом представителе.
Что может предпринять бухгалтерия для минимиза­ции обозначенных рисков?

Рецепты безопасности

Процедура возврата некачественного товара постав­щикам должна быть регламентирована внутренними

			ПРАВИЛА ВЫДАЧИ ДОВЕРЕННОСТИ - Доверенность регистрируется в специальном пронумерованном и прошнурован­ном журнале (книге учета выданных доверенностей), а не выдается бесконтрольно. - Доверенности должны заполняться полностью с указанием конкретного покупателя (часто бывает, что Ф. И. О. покупателя вписывается самим торго­вым представителем от руки). - Доверенности должны быть строго подотчетны. Выдача доверенности лицу, не отчитавшемуся за предыдущую доверенность, не допускается. - Срок доверенности желательно устанавливать минимальный - три дня. - Сумма единоразово получаемых денежных средств должна быть нормирована, то есть ограниченна (например, если торговый представитель получит от покупа­теля 60 тыс. рублей и совершит их хищение, для предприятия это будет больший урон, чем, скажем, 10 тыс. рублей). - Договорными условиями с покупателем должно быть закреплено (для лиш­него напоминания), что наличные денежные средства передаются строго по доверенности, оформленной в соответствии с правилами заполнения. - Перед начислением и выдачей заработной платы торговые представители предоставляют сверку с покупателем. Безусловно, соблюдение данных правил и рекомендаций порождает дополнитель­ную работу и вызывает негативную реакцию как у торговых представителей, так и у сотрудников бухгалтерии (а возможно даже, что и у покупателя). Но есть и опре­деленные преимущества: во-первых, риски хищений сокращаются в несколько раз; во-вторых, покупатель, подписывая акт сверки ежемесячно, может обезопа­сить себя от предъявления лишних сумм со стороны поставщика.

положениями (инструкциями). Обязательно следует осветить следующие нюансы возврата:
— кто инициирует возврат;
— кто оформляет документы на возврат;
— кто принимает участие в загрузке возвращаемого товара;
— комплектность документов (что включает, чьи визы должны быть на документах);
— как происходит передача документов на возвра­щенный товар.
Бухгалтерский учет возвратов должен быть пропи­сан в учетной политике.
Итак, необходимо внутренними документами предпри­ятия регламентировать порядок возврата (обмена) това­ров. Например, для предприятия, работающего с торговы­ми представителями, может быть составлена инструкция, в которой надлежит прописать шаги или последователь­ность действий при осуществлении возврата. Порядок действий при возврате представлен на стр. № 16.
Чтобы снизить вероятность хищения торговым пред­ставителем выручки, предприятие, во-первых, может заинтересовать покупателя дополнительной скидкой за осуществление безналичных расчетов; во-вторых, упо­рядочить обращение доверенностей (это также можно регламентировать внутренними документами). Правила, которых следует придерживаться при выдаче торговому представителю доверенности на право получения денеж­ных средств, перечислены вверху страницы.
Манипуляции со скидками и «подчистки» перед уволь­нением характерны прежде всего для предприятий, веду­щих учет с применением «серых» схем, когда часть опера­ций в учете проводится, а часть не проводится. Ведение бухгалтерского учета в соответствии с действующим зако­нодательством и частые сверки с клиентами позволяют минимизировать многие риски хищений.
Защититься от заключений договоров с подставными лицами можно только путем организационных меропри­ятий. Во-первых, должна быть разработана и регламен­тирована процедура заключения договора. Положение должно регламентировать порядок подготовки, согласо­вания, заключения и исполнения договоров. Особое вни­мание при разработке процедуры заключения договоров следует уделить следующим аспектам:
— кто инициирует;
— кто визирует;
— какие документы представляет покупатель (копии устава, свидетельства о государственной реги­страции юридического лица в налоговом органе, сви­детельства о постановке на учет в налоговом органе в качестве налогоплательщика, копии документов, удостоверяющих полномочия лица, подписывающего договор со стороны контрагента, приказ о назначе­нии руководителя, документ, определяющий полно­мочия посредника, паспортные данные лиц, действу­ющих по доверенности, лицензия на лицензируемые виды деятельности).
Во-вторых, сам договор и потенциальный покупатель должны быть проверены службой внутренней безопас­ности предприятия. Бухгалтер же не должен выписывать документы на отгрузку продукции при отсутствии над­лежащим образом оформленного договора.
Свой рассказ закончу следующим случаем. На прак­тике была такая ситуация, когда продавцы являлись материально ответственными лицами и делили всю недостачу между собой; а технический персонал в лице уборщицы выносил регулярно в коробках с мусором различную продукцию бесплатно. Конечно же, здесь допущена ошибка: материальная ответственность должна быть коллективной, но даже при этом условии факт несправедливости налицо. Поэтому сотрудникам бухгалтерии нужно внимательно относиться к сигна­лам персонала и проводить (сторонними силами или силами внутренней службы безопасности) расследова­ния по факту повторяющихся нарушений.

Елена Галюк

Наши контакты: тел. 44-26-92, 7902-178-3165, ICQ 365-873-861, электронный адрес

trivectora@mail.ru.